Automatizace a efektivita jsou pro nás spojené nádoby. V praxi jsme to mohli ukázat i našemu partnerovi z farmaceutického odvětví, kterému jsme po vstupní analýze nastavili automatizovaný reporting, díky kterému došlo nejen k úspoře času a nákladů, ale také odstranění chybovosti.
Na začátku byli tři lidé, kteří každé pondělí zasedli ke stolům a celý den se věnovali zpracování reportu. Přežitek z doby minulé, který týdně zabral 24 hodin. Ročně to už bylo 1 248 hodin. Pokud bychom to převedli podle průměrné mzdy (34 125 Kč) na náklad společnosti 45 700 korun měsíčně, za celý rok bychom se dostali na 339 486 Kč. Kromě toho bychom uvolnili pracovní kapacitu tří zaměstnanců, kterou mohou investovat mnohem efektivněji.
Při vstupní analýze jsme zjistili, že klient pro výsledný report, který doposud odevzdávali své mezinárodní centrále v excelu, pracuje se dvanácti různými zdroji. Technické zázemí společnosti a absence BI nástrojů nenabízela jiné možnosti. V kooperaci s aktuálními zpracovateli reportu a poskytovateli dat, jsme klientovi navrhli řešení, v podobě převzetí veškerých úkonů spjatých s generováním výstupů pro kýžený report, a to prostřednictvím našeho automatizovaného systému zpracování dat.
Celý proces analýzy se skládá z několika dílčích kroků:
- Identifikace výstupního reportu + představa klienta o ideálním výstupu ze zpracování
- Identifikace zdrojových dat
- Koordinace zasílaného formátu a intervalu zdrojových dat s poskytovateli
- Výpočet odhadu na automatizaci procesu zpracování
Po odsouhlasení následujícího postupu s naším novým partnerem jsme začali automaticky čerpat zdrojová data z předem domluvených zdrojů a následně nastavili transformaci dat na potřebný unifikovaný formát. Díky tomu jsme dostali automatizovaného plnění reportů bez potřeby jakéhokoliv dalšího zásahu ze strany klienta.
Automatizace procesu zajistí následující:
- Příjem zdrojových dat od poskytovatelů
- Kontrola konzistence datových zdrojů
- Čištění dat od chyb poskytovatelů
- Konsolidace dat
- Import dat na produkční server
- Vystavení výstupu
- Napojený ONLINE report s právě zpracovanými aktuálními daty
Celý proces, počínaje vstupní analýzou až po výsledný report, který bude nyní pravidelně vyplňován, nám zabral pouze 48 hodin (6MD). Úspěšnou spoluprací na projektu jsme si s klientem vytvořili důvěrný vztah, který nás posunul k užší spolupráci na dalších procesech, které povedou k dalšímu zefektivnění vnitropodnikových procesů.
