První z letošních novinek, které jsme do našeho CRM systému implementovali, bylo zavedení transferových objednávek mimo Českou republiku, díky kterým dochází ke zjednodušení práce reprezentantů. Stejně tak je následně snazší zpracovávat data pro reporting nebo analyzovat stávající situaci na trhu. Jeden z našich významných zahraničních klientů začal novinku okamžitě využívat.
Transferová objednávka je jedním z nástrojů podpory prodeje, kterou má reprezentant společnosti vyrábějící léčiva k dispozici. Pomocí ní objedná od distributora konkrétní zboží na konkrétní lékárnu. Ke spuštění těchto typů objednávek vedla dlouhá cesta a složitá komunikace s místními distributory, kteří zajišťují hladký tok vzájemných dat (např. hlášení skladových zásob, standardních či slevových ceníků apod.).
Transferové objednávky u distributorů
Na naší straně se pak jedná o okamžité předávání vytvořených objednávek, jejich detailní evidence a návaznost na reporting. Celý proces jsme si před několika týdny dokončili v Maďarsku, kde jsme začali, tak jak je u nás zvykem. Sešli jsme se s klientem, abychom získali obecné požadavky na využití transferových objednávek, které vycházely ze stávajícího způsobu zpracování tohoto typu objednávek.
Po seznámení se stávajícím stavem vedl krok číslo dva k získání kontaktů na jednotlivé distributory, od kterých jsme potřebovali získat dokumentaci k jejich vlastním nástrojům pro tvorbu transferových objednávek skrze třetí strany (API nástroje pro 3 velké distributory – formuláře přijímané e-mailem pro malé distributory).
A na závěru první schůzky jsme si s klientem definovali termín, kdy očekáváme, že dojde ke spuštění transferových objednávek přes Medor.
Plánování vývoje
Teorii a plány jsme měli za sebou. Přišla chvíle, kdy se do hlavní role dostal vývoj. Naši vývojáři se pustili do definování jednotlivých částí vývoje, které vedou k úspěšnému rozšíření našeho CRM systému. Konkrétně šlo o:
- napojení Medoru na systémy distributorů;
- přidání možnosti práce s procentuální slevou do Medoru;
- přidání možnosti po vytvoření objednávky, která bude nejprve schválena odpovědným uživatelem/uživateli, než bude odesílána distributorovi.
S jasně naplánovanou roadmapou se následně mohli pustit do vývoje. Mezitím jsme samozřejmě zůstávali v kontaktu s klientem a průběžně informovali o vývoji. Komunikace i nadále probíhala s jednotlivými distributory, abychom si vzájemně vyjasnili potřebnou metodiku a další detaily.
Mezi největší témata pro vývoj bylo řešení jednotlivých atributů objednávek. Pro hladký chod systému bylo třeba vyřešit jak a kam konkrétní atributy distributorům předávat. Druhým složitějším řešením bylo zjištění či samotné nadefinování vazeb pro ceníky, odběratele a stavy objednávek.
Různá testovací prostředí
Jakmile jsme měli vyřešeny základní funkcionality, začalo testování, které opět probíhalo v několika fázích. Na začátku jsme transferové objednávky zkoušeli v testovacím režimu mimo systém Medor. Ve chvíli, kdy se odladili drobné nesrovnalosti, pustili jsme se do další fáze testování.
Tentokrát jsme už přešli do našeho systému, ve kterém jsme vyzkoušeli několik desítek objednávek. V podstatě během chvilky jsme zjistili, že vše funguje jak má a čekali jsme pouze na potvrzení ze strany klienta, že má k dispozici vše potřebné. Zároveň jsme potřebovali vědět, jestli dokáže náš systém správně využívat k vytvoření objednávky podle svých představ. Odpovědi byly ano. My jsme tak mohli nasadit nejnovější verzi Medoru na produkční prostředí.
Školení pro klienta
Tím však naše práce neskončila. Abychom klientovi dokázali přechod na novější systém co nejvíce usnadnit, připravili jsme školení pro jeho zaměstnance, kteří budou s Medorem v každodenním kontaktu. Po školení byly provedeny první reálné objednávky a systém fungoval na jedničku.
Je tady však ještě další strana, se kterou jsme byli od začátku v úzkém kontaktu. Distributoři. S těmi největšími jsme byli téměř v každodenním kontaktu, abychom si byli jisti, že implementace proběhne bez jakýchkoliv problémů. Na závěr jsme tak potřebovali i potvrzení z jejich strany, že vše přijali a zpracovali podle očekávání.
