Oddělení financí v čele s finančním ředitelem bude často obhajovat Excel. Je levnější, zaměstnanci s ním umí a používá se po celém světě. Všechno tohle je pravda, ale je tady i řešení pomocí Business Intelligence, které nabízí spoustu dalších předností. Není to tak o tom, který nástroj je lepší, ale o tom, pro jaký druh práce jej využíváte.
„Je třeba si uvědomit, že je několik druhů automobilů. Občas potřebujeme limuzínu, občas náklaďák, občas obyčejné osobní auto,“ vysvětluje datový analytik Radek Nekvapil. Právě potřeba a očekávání by mělo stát vždy před otázkou, který nástroj je lepší.
Data jako zakopaný poklad
V datech je minulost, současnost i budoucnost. Každý den tak každá firma generuje více informací, které přichází z různých zdrojů. Část je interní, další informace mohou být od dodavatelů či konkurence a samozřejmě existuje spousta veřejně dostupných zdrojů.
Se zvětšujícím se množstvím vstupů však automaticky nepřichází lepší výstupy. Mnoho dat je ukládáno bez ohledu na to, aniž by byly transformovány na cenné informace, které je možné vzít v úvahu a použít je nejen při obchodních rozhodnutích. Výsledkem často bývá Excel plný čísel. Dochází tak obvykle pouze ke komplikovanému exportu dat z databáze do databáze, které však chybí východisko. Výhrou však není ani samotná změna nástroje a přechod z Excelu na BI.
„Oba nástroje mají své pro a proti. Pro BI je jednoznačně vizualizace agregovaných dat pro jasné, práce v reálném čase a přehledné náhledy. Excel zase lépe poslouží pro hloubkovou analýzu konkrétních řádků dat,“ ve stručnosti vyzdvihuje Nekvapil výhody jednotlivých nástrojů.
Výhody Excelu
Než zazní výhody Excelu, je dobré se podívat na pár zásadních nedostatků. Při práci s Excelem není možné sledovat data v reálném čase, protože tabulka je statická. Je tak dobrá pouze v daný moment nebo jako shrnutí delšího časového období. Stejně tak se Excel úplně nehodí pro plánování, předpovídání a přípravu komplikovaných zpráv. V tom Business Intelligence jednoznačně vede.
Každá mince má však dvě strany a na té excelovské svítí jeho snadné použití, které zná doslova celý svět. Vynechat se nedá ani fakt, že je proti BI výrazně levnější a není potřeba ani dodatečných nákladů na zaškolení zaměstnanců. V tradičním porovnání cena vs. výkon tak určitě nepropadne. Opět je ale zásadní vědět, k jaké práci bude využíván.
Dynamický Business Intelligence
Ano, jednou z výhod BI je nejen sledování dat v reálném čase, ale také spolupráce a sdílení s dalšími uživateli. Přestože může nástroj využívat více uživatelů zároveň z různých zařízení, zabezpečení dat je proti Excelu na vyšší úrovni, když je možné definovat role jednotlivých uživatelů.
BI zároveň zefektivňuje sběr dat a automaticky dokáže analyzovat složité datové sady. Právě automatizace je něco, kdy je možné z procesu eliminovat lidské chyby, a navíc celý proces zefektivnit. Díky praktickým možnostem vizualizací je následně mnohem rychlejší a snadnější vytvářet výstupy než v Excelu.
